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Ventas

Clientes

La ficha Clientes proporciona toda la información necesaria en un solo golpe de vista. Además de los detalles básicos del cliente, podemos ver todos los pedidos, albaranes, facturas, riesgos, etc. asociados a cada uno, al mismo tiempo que su cartera de pagos, sus listas de precios, etc.

Entre otras características tenemos: Clientes Potenciales, control y rapport de visitas, tarifas, descuentos clientes por familias y artículos, rappels, multirepresentantes, grupos de clientes, aseguradora, control de calidad y mantenimiento de mensajes.

PRESUPUESTOS

La gestión de las ofertas a los clientes permite un seguimiento y análisis continuo de los artículos y precios ofertados y servidos, obteniendo listados de presupuestos comparativos por cliente e informes de costes y beneficios.

Posibilidad de generación automática de presupuestos desde plantillas predefinidas por la empresa, de acuerdo a las operaciones más habituales de ésta, obteniendo un gran ahorro de tiempo.

PEDIDOS

Los pedidos quedan totalmente controlados, permitiendo la consulta de existencias, avisos de superación de riesgo permitido, centros de costes, consulta de últimos precios de venta, etc. Se puede aplicar sobre el pedido la composición de embalaje/picking, controlando en todo momento en la fase en la que se encuentra el pedido.

La vinculación de los pedidos de cliente con los de compras permite una óptima planificación de su almacén. Se pueden especificar varias fechas (solicitud, entrega o cancelación) para cada pedido, así como supervisar en qué situación se encuentra (completado, albaraneado, anulado…).

ALBARANES

La gestión de albaranes se realiza de una forma rápida y sencilla, pudiendo utilizar los distintos sistemas de albaraneado existentes. La entrega se puede hacer parcial, total o hasta stock disponible, ajustándose automáticamente el pedido.

Control completo sobre stocks, actualizados de forma automática y con alertas de artículos en stock negativo. Posibilidad de confección de etiquetas de envío, hoja de ruta y múltiples opciones que intervienen en la optimización de las tareas diarias.

FACTURAS

Diversas posibilidades de generación de facturas son posibles, como las de abono, las automáticas por albaranes, por fechas, por clientes, de aduana, etc. Existe un control del margen comercial por factura y por ventas de cada comercial, control de comisiones y descuentos así como facturación total o parcial, etc.

La aplicación desencadena automáticamente los correspondientes procesos de generación de cartera, libro de IVA y apuntes contables asociados a cada factura. También dispone de opciones de control y seguimiento de las exportaciones, Intrastat, punto verde, EDI…

FINANZAS

La gestión financiera, en su parte enfocada a la cartera de cobros y pagos nos permite disponer de toda la información referente a cobros y pagos pendientes, impagados, generación de remesas, etc., conociendo de este modo la situación actual de la empresa en todo momento. Las actualizaciones se producen automáticamente a partir del proceso de facturación de clientes y proveedores.

La introducción manual de efectos también está permitida, a la vez que la agrupación de éstos en uno, sustituirlos, dividirlos, etc. Los Modelos oficiales se generan automáticamente en soporte magnético para bancos, domiciliaciones de empresa, confirmación de pagos y cobros, actualización estadística de compras y ventas, etc. Un completo paquete que le ayuda a llevar las cuentas al día.

A continuación se detallan algunas de las múltiples funciones que EPSILON ofrece.

CARTERA DE COBROS

Puede ver la situación de la cartera de cobros en todo momento, con todas las operaciones que se han generado automáticamente a partir de las facturas y por medio de distintos criterios como por cliente, banco, vencimiento, tipo de documento, etc.

Dispone de herramientas que ayudan a la gestión de impagados, confección y actualización de remesas por banco, importe, vencimiento, etc. Además de asignación y designación de efectos por distintos criterios, relación de efectos, de vencidos, pendientes, confirmación de cobros al vencimiento, etc.

CRM

El módulo CRM (Customer relationship management) de Epsilon recoge las necesidades actuales de las empresas de estar en contacto con sus clientes, así como de mantener bases de datos de contactos (preclientes, prescriptores, intermediarios, etc.) y archivar las relaciones que se mantienen con ellos mediante el diseño de campañas de marketing promocional a través de e-mail, correo postal, web, tele venta, etc. Permite segmentar la base de datos, permitiendo que se realicen búsquedas por distintos criterios. Es un módulo en continuo crecimiento donde, año a año, se van incluyendo opciones y características nuevas, recogiendo las tendencias más actuales del mercado en este tipo de productos.

La opción de CRM, una vez instalada, se encuentra en la parte de ventas.
Cuando accedemos a dicha opción, nos aparece la pantalla central del nuevo módulo:

Si accedemos a cualquiera de ellas y no se ha configurado previamente los permisos de acceso por usuario, nos aparecerá una pantalla advirtiéndonoslo.

Para configurar los permisos, accedemos a Epsilon como usuario Master y nos vamos a dicha opción dentro del menú ‘Otros’, en ‘Configuración Epsilon’.

CONTACTOS

Una vez configurado, ya podemos acceder a la opción de ‘Contactos’.

1) Zona de filtro de los campos predeterminados y de uso más frecuentes dentro de la base de datos de contactos. El campo ‘Todos campos’ busca dicho contenido en todos los campos.

2) Zona de los campos personalizados, donde colocamos aquellos campos nuevos de uso en nuestra empresa.

3) Zona donde aparecen aquellos contactos que cumplen los filtros indicados previamente.

4) Una vez hemos marcado los contactos que deseamos añadir a la campaña, desplegamos la campaña dónde incluirlos y la marcamos.

Si vamos a nuevo contacto:

Por tratarse de contacto, ninguno de los campos que aparecen son de introducción obligatoria (a no ser que se configure lo contrario), con lo que un contacto podría llegar a ser un simple correo electrónico.

Si vamos a la opción ‘Todos los contactos’ podremos ver los contactos en formato lista, dónde podemos copiar, pegar o filtrarlos más cómodamente:

Si queremos añadir los campos propios de nuestro negocio, debemos ir a la configuración de Epsilon, en la sección ‘CRM_Contactos’ y añadir los campos según sean Lógicos, Numéricos o Alfanuméricos.

Una vez lo hemos configurado, nos aparecen dichos campos en la opción de nuevo contacto, como podemos apreciar en la imagen.

También nos aparecen como filtro de selección para la inclusión en campañas:

Si los campos que creamos son de tipo Alfanumérico (texto), podemos predefinir los valores fijos para que nos aparezcan en el desplegable que los acompaña. Para ello pulsamos el botón ‘Mantenimientos Contactos’ y accedemos a la siguiente pantalla:

Para incluir los contactos a una campaña deberemos de filtrar por los campos deseados, una vez obtengamos los resultados marcaremos los contactos que deseamos incluir en la campaña. Una vez hecho esto desplegaremos ‘Incluir en la campaña’ y seleccionaremos la campaña deseada.

Antes de incluir los contactos debemos generar la campaña.

CLIENTES

La pantalla de filtro de clientes es similar a la de contactos, pero ataca a nuestra base de datos de clientes, tanto los firmes como los potenciales, así como a sus contactos asociados. Disponemos de los campos más habituales de la ficha de cliente como filtro.

Para incluir los clientes a una campaña deberemos de filtrar por los campos deseados, una vez obtengamos los resultados marcaremos los clientes que deseamos incluir en la campaña. Una vez hecho esto desplegaremos ‘Incluir en la campaña’ y seleccionaremos la campaña deseada.

Antes de incluir los clientes debemos generar la campaña.

CAMPAÑAS

Para la creación y mantenimiento de campañas, vamos a la opción ‘Campañas’:

1) Zona de definición de la campaña. Marcamos un título de la campaña, fechas, estado, una descripción y una zona de conclusiones globales. Cada campaña o acción tendrá un estado: planeada, activa, inactiva, completa. Las campañas en estado completado no podrán albergar nuevas acciones, únicamente se mantendrán para consulta.

2) Zona de acciones. Se pueden crear diversas acciones sobre una campaña. Si es de tipo ‘email’, el sistema (si se ha configurado) permite realizar envíos masivos de email a los contactos. Disponemos de un sencillo editor Web donde poder crear la campaña con texto enriquecido (en formato HTML), pero recomendamos usar alguno de los editores profesionales que hayan en el mercado para dotar la campaña de un mejor aspecto.

El editor permite escribir el texto como si fuera un procesador de textos y convertirlo en código HTML, lo que permite que el texto tenga formato (negrita, colores, etc.). Tenemos la opción de poner hipervínculos que nos hagan referencia a la descarga de distintos archivos de información, como pueden ser archivos pdf o de otro tipo.

3) Zona de los contactos, dónde vemos los contactos que hemos incluido en esta acción de la campaña. Si se envían por correos, tenemos una escala de colores que nos indican el estado del envío. Si se produce algún error en el envío, nos generará un aviso dentro de Epsilon. El envío de email cumple los conceptos básicos para no convertirse en SPAM: no se remitirán emails a clientes que indiquen que no desean recibirlos, no se enviaran emails conjuntos, sino de forma individual, etc. Mediante dichos envíos podemos de forma fácil dar mayor visibilidad a promociones y lanzamiento de nuevos productos.

COMPRAS

En este módulo todos los trámites relacionados con los Proveedores son gestionados de una manera organizada y sencilla, obteniendo un gran control sobre todos los procesos que ello conlleva. La gestión de pedidos, facturas y albaranes se materializa en una serie de plantillas que automatizan el proceso para una mayor facilidad del usuario, así como en generaciones automáticas de apuntes contables, garantías, etc.

EPSILON actualiza todos los datos para una buena administración de los Libros Contables, IVA, Almacén, etc. Esto lleva a una realización óptima de pedidos, los cuáles están en todo momento actualizados, llevando un control de Stocks exhaustivo. La rapidez y sencillez de los procesos sorprenden de forma significativa.

PROVEEDORES

La ficha Proveedores proporciona toda la información básica de forma resumida en una sola pantalla. Además de los detalles básicos del proveedor, se pueden ver todos los pedidos, albaranes, facturas, riesgos, etc. asociados a éste, al mismo tiempo que su cartera de cobros, sus listas de precios, etc.

PROPUESTAS

La aplicación ofrece la posibilidad de realizar propuestas a nuestros proveedores, permitiendo un continuo seguimiento de tarifas y pudiendo comparar pedidos según proveedores.

Posibilidad de generación automática de propuestas desde plantillas predefinidas por la empresa, de acuerdo a las operaciones más habituales de ésta, obteniendo un gran ahorro de recursos.

PEDIDOS

Los pedidos quedan totalmente controlados, permitiendo la consulta de material pendiente de suministrar, avisos de superación de riesgo, centros de costes, consulta de últimos precios, etc.

Se pueden generar pedidos a proveedor de forma automática por medio de las plantillas que usted mismo realice. Esta opción es muy útil cuando los pedidos a un proveedor suelen ser constantes en el tiempo, proporcionando una gran agilidad en el trabajo diario.

Se puede ver la situación de los pedidos en cualquier momento, reflejando la situación real en la que se está. La vinculación de los pedidos de cliente con los de compras permite una óptima planificación de su almacén proporcionando una visión global y certera.

ALBARANES

La gestión de albaranes se realiza de una forma rápida y sencilla, pudiendo utilizar los distintos sistemas de albaraneado existentes. Se pueden realizar albaranes totales y parciales así como listados de albaranes pendientes de recibir factura, generación automática de garantías, etc.

Control completo sobre stocks, actualizados de forma automática así como control sobre las entregas y precios acordados de sus proveedores. También se pueden consultar existencias y riesgo de proveedores, entre otras muchas opciones que optimizan el seguimiento del cumplimiento de los acuerdos de nuestros distribuidores.

FACTURAS

Se pueden generar facturas mediante los diferentes sistemas, como directamente desde pedido, parciales, totales, etc. Control de descuentos comerciales y pronto pago así como recargos y porcentaje, etc.

La aplicación desencadena automáticamente los correspondientes procesos de generación de cartera, libro de IVA y apuntes contables asociados a cada factura. Todos los documentos y listados son totalmente personalizables.

CONTABILIDAD

La Contabilidad está totalmente automatizada para optimizar la actividad financiera de su empresa, proporcionando asientos modelo, extractos, informes, balances, etc. Todos los documentos y listados son personalizables para una mayor adaptabilidad a las características propias de cada negocio. Todo ello ofrece una gran ayuda como soporte de la toma de decisiones.

Mediante la contabilidad analítica y de costes y la contabilidad presupuestaria, se controlan los distintos proyectos de la actividad empresarial, así como por medio de los libros oficiales de IVA y amortizaciones, totalmente actualizados ante cualquier cambio tanto en Clientes como en Proveedores.

Aplique todo tipo de filtros, realice punteos y conciliaciones, personalice balances, etc. EPSILON permite el mantenimiento, seguimiento, agrupación, amortización, etc., del inmovilizado de la empresa, consiguiendo una visión global y útil de todos los activos del negocio.

A continuación se detallan algunas de las múltiples funciones que EPSILON ofrece.

DIARIO

La generación automática de apuntes contables desde compras y ventas permite la obtención de diarios, extractos, balances y cuentas de resultados, libros de IVA, etc., de la forma más fácil y rápida posible. Las agregaciones contables se pueden hacer a nivel de cuentas, grupo, centro de coste, delegaciones y empresas.

La aplicación le permite crear nuevos asientos de diario y buscar los asientos existentes. Se pueden definir modelos de imputación para el ahorro de tiempo y evitar posibles errores. Así mismo, la capacidad multiempresa, multidivisa y multiusuario otorga una gran libertad para las distintas funciones a realizar.

INFORMES

Las múltiples posibilidades de informes disponibles cubren todas las necesidades de las áreas de negocio. Existe también la opción de generar automáticamente cualquier tipo de informe que se crea conveniente. Los Balances y listados son totalmente personalizables, se pueden exportar, vincular a hojas de cálculo, etc.

Informes comparativos por meses, trimestres, años o cualquier otro período, informes de pruebas de balance con el nivel de detalle que usted necesite, informes de presupuesto, etc. El gran abanico de informes que se ofrece permite a la empresa el rápido y fácil manejo de la información para una mejor toma de decisiones.

CONTABILIDAD ANALÍTICA Y PRESUPUESTARIA

La Contabilidad Analítica por centros de costes permite un control exhaustivo de todos los costes de la empresa, para una gestión más ágil y eficiente, analizando y realizando el seguimiento de costes, evaluación de rendimientos, etc.

El control de presupuestos y la situación comercial, productiva y financiera de la empresa quedan totalmente controlados por la Contabilidad Presupuestaria, proporcionando una visión global más amplia y detallada.

INMOVILIZADO

EPSILON permite gestionar eficazmente los activos fijos de la empresa, desarrollando los procesos de cálculo de amortización, facilitando de este modo la planificación de las inversiones futuras. Todo ello está totalmente integrado con la Contabilidad para una automatización óptima de los procesos.

Se puede llevar un mantenimiento y seguimiento del inmovilizado de la empresa de un modo fácil y clara. Esto nos proporciona la obtención de mayor información sobre los activos fijos, como averías, gastos de mantenimiento, revisiones, etc.

La aplicación ofrece distintos métodos de amortización, tanto lineal, regresivo o el de libertad de amortización. Se pueden ver los periodos de amortización, la amortización acumulada, la pendiente de amortizar, etc. También comprende la problemática del Leasing, facilitando su procedimiento.

BI

INTELIGENCIA DE NEGOCIO – EPSILON App

Para entender bien el funcionamiento del generador de estadísticas, vamos a explicar las

partes que lo componen y su utilidad, mostrando algún ejemplo explicativo de las posibles

estadísticas.

FILTRO CONTINUO

Mediante el filtro podemos delimitar la información que debemos obtener. Su misión es

filtrar, por lo que es posible que queramos filtrar por un campo que no deseamos que

aparezca en el informe.

INTELIGENCIA DE NEGOCIO – EPSILON APP

Para activar un filtro, activamos la casilla que tienen los campos en la

esquina superior izquierda, lo cual nos permite realizar un filtro continuo del campo

indicado.

Se pueden acumular todos los filtros que se desee.

Los campos por los que se filtra aparecen en el informe en la parte superior de la primera

página.

FILTRO ALTERNO

Los Filtros Alternos o Listas de Selección permite seleccionar

valores de una lista de opciones pero en vez de ser un rango continuo, permite la

selección de valores alternos, con lo que, por ejemplo, para filtrar los clientes de la

Comunidad valenciana, permite filtrar las provincias de Alicante, Castellón y Valencia.

Para acceder a estos filtros hay que ir al título del campo a filtrar, el puntero del ratón

cambia a una mano, pulsamos y nos lleva a las pantallas de filtros alternos.

Para volver a la pantalla principal, hay que pulsar el botón con la flecha que queda a la

derecha de la pantalla.

TÍTULO Y NOMBRE DEL INFORME

Cuando terminamos de montar toda la información para obtener la estadística, podemos

almacenar los criterios utilizados para obtenerlas siempre con la misma información y

cambiando solo los periodos de tiempo o algún criterio indicado.

En el campo ‘Titulo del informe’ pondremos el titulo que queramos que aparezca en el

informe (Esquina superior izquierda).

En el campo ‘Nombre del informe’ pondremos un texto descriptivo del informe para

recuperarlo la próxima vez que lo usemos.

Si no marcamos el campo ‘Publico’, el informe y su configuración solo será visible para

nosotros. Si lo marcamos, cualquier usuario podrá hacer uso del informe y de su

configuración, pero no podrá modificar su diseño.

Una vez decidido todo, pulsamos el botón de guardar y lo almacenamos.

TIPO DE INFORME

Nos permite definir el tipo de informe que queremos obtener. Los más importantes son:

* 12 Meses. Nos muestra la información mes a mes, desde Enero a Diciembre más un

Total acumulado del año y el porcentaje del peso que representa la información mostrada

sobre el total del informe. Nos muestra Cantidad o Importe según lo seleccionado en el

capítulo ‘Desea Imprimir’ .Informe Apaisado.

* Anual. Nos muestra la información totalizada, mostrándonos siempre tanto el importe

como la cantidad.

* 2 Años. Nos muestra una comparativa de dos periodos iguales, realizando una

desviación del actual respecto al anterior. Nos muestra Cantidad o Importe según lo

seleccionado en el capítulo ‘Desea Imprimir’ .Informe Apaisado.

Hay que fijarse en el periodo de fecha indicado debe corresponder al periodo

actual, realizando el informe el comparativo con el mismo periodo del año anterior.

* 5 Años. Tiene el mismo funcionamiento que el informe anterior pero incluyendo cinco

años en vez de dos, aunque solo compara los dos primeros periodos.

* Márgenes / Rendimiento (Rto.). Informes inicialmente Inactivos u Ocultos por sacar

márgenes de ventas. Póngase en contacto con el administrador para activarlos si los

necesita.

DETALLE DEL INFORME

En el detalle del informe indicamos la información que deseamos obtener, ya sean ventas

de Artículos, ventas por Cliente, ventas por Representantes, ventas por Zona, etc. Después

tenemos el campo ‘Orden del detalle’ que permite indicar como ordenamos dicha

información así como si lo hacemos Ascendente o Descendentemente.

AGRUPACIÓN DEL INFORME

Permite definir los criterios de agrupación del informe, pudiendo realizar hasta cuatro

agrupaciones en cascada. Dichas agrupaciones marcarán también un orden y nos otorgan

unos totales por cada una de las agrupaciones.

Si se marca la opción de ‘Ordenar Descendente’, se ordenará de forma descendente por el

primer campo de la agrupación.

Algunos ejemplos gráficos:

INFORMACION EXTRA

Permite indicar la fecha por la que filtrará el informe, por lo que permite, por ejemplo,

sacar las ventas por la fecha del Albarán.

Permite indicar de donde saca el generador la provincia, si la del maestro de clientes o de

la dirección dónde se sirve la mercancía.

Se utiliza en los informes ’12 Meses’, ‘2 Años’ y ‘5 Años’. Indica si queremos ver los

campos Cantidad, Importe (€) o ambos campos.